Rechnungswesen

 Wir erhalten eine Eingangsrechnung ( ein Kunde hat bei uns bestellt ) oder Ausgangsrechnung ( wir bestellen bei einem Lieferer).

Als erstes müssen wir uns die Vorkontierungszettel holen und den jeweiligen Buchungsvorgang eintragen. Als nächstes öffnen wir die Datei Grundbuch und tragen den entsprechenden Buchungssatz ein und weisen ihm eine Kontierungsnummer zu, welche wir auch auf dem Vorkontierungszettel eintragen.

Wenn wir diesen Vorgang abgeschlossen und gespeichert haben, öffnen wir die Datei     

Hauptbuch. Dort tragen wir dann die Rechnungsforderungen, Überweisungen, Warenlieferung oder die offenen Rechnungen entsprechend des Geschäftvorfalls ein.

Als letzten Schritt müssen die Rechnungen mit den daran befestigten Vorkontierungszetteln in dem Ordner Rechnungen abgeheftet werden.

Der Arbeitsablauf im Verkauf

Wenn der Posteingang eine Bestellung im Postfach liegen hat, gibt er die Bestellung an den Verkauf weiter. Der Verkauf prüft, ob der Lagerbestand ausreichend ist, aufrufen des Formulars "Rechnung" und Austragung der abgehenden Waren. Wenn ja werden jeweils 2 Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigung geschrieben, wenn nein schreibt der Verkauf eine Bedarfsmeldung an den Einkauf mit Hilfe des Formulars "Abteilung Verkauf' das im Ordner Vorlagen zu finden ist. Sobald der Einkauf die Mitteilung erhalten hat, bestellt er die fehlenden Artikel. Sollten noch Artikel auf dem Lager vorhanden sein, werden sie an den Kunden verschickt. Sollte eine Teillieferung heraus gehen, wird der Auftragsschein mit einer zusätzlichen auszudruckenden Rechnung im Ablagefach "Verkauf' abgelegt und periodisch kontrolliert.

Der Sachbearbeiter trägt den Bestellungsvorgang in die Offene - Posten - Liste ein.

Das Bestellformular des Kunden wird im Ordner "Kunden" unter dem entsprechenden Buchstaben abgeheftet. Dann gibt der Verkauf es an denn Postausgang weiter. Der Postausgang schickt eines der Exemplare an den Kunden und das andere heftet der Sacharbeiter in die Ordner, Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein ein. 

Einkauf

Sobald der Meldebestand der geführten Artikel erreicht wird oder eine Bestellung durch die Abteilung "Verkauf" nicht bearbeitet werden kann, weil nicht genug Artikel auf Lager sind, muss die Abteilung "Einkauf" die Artikel nachbestellen. Sollte der letztere Fall eintreten muss der Verkauf eine Telefonnotiz erstellen in der angegeben ist welcher Artikel (mit Artikelnummer) fehlt. Diese Artikel werden dann vom Einkauf nachbestellt.

Der/die Sachbearbeiter/in entnimmt aus der Datei "Bezugsquellen" die im Ordner "Einkauf" zu finden ist, die Firmenanschriften bei denen daraufhin die feWenden Artikel bestellt werden.

Daraufhin erstellt der/die Sachbearbeiter/in ein Bestellformular oder öffnet in dem Ordner "Einkauf" die Datei "Bestellformular 2007 neu" und füllt die fehlenden Felder aus. Dieses Bestellformular wird zweimal ausgedruckt, wovon ein Formular an die Poststelle geht und von dort aus abgeschickt wird. Das andere Formular wird im Ordner "Einkauf" zusammen mit der Telefonnotiz abgeheftet. Sobald die Artikel eingetroffen sind werden diese in der Exceldatei "Rechnungsformular" im Ordner "Verkauf" bei Artikel eingetragen. Der/die Sachbearbeiter/in gibt den Bestellvorgang in die "offene Postenliste" ein, die sich im Ordner "Einkauf" befindet.